Datenschutzerklärung Digitale Beratung

Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer Digitalen Beratung. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen oder Ihr Nutzerverhalten.

Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO:
pro familia Heidelberg
Geschäftsführerin: Kirsten Schmitz
Hauptstraße 79
69117 Heidelberg
Tel: 06221 184440
E-Mail: heidelberg@profamilia.de

Datenschutzbeauftragte gemäß Art. 37 Abs. 1 DSGVO:
Katinka Helber
E-Mail: datenschutz.lvbw@profamilia.de

Verwendung externer SaaS
pro familia Baden-Württemberg, Beratungsstelle Heidelberg, verwendet eine Online-Beratungssoftware. Die EBS-Software ist eine externe Software des Instituts für E-Beratung der Technischen Hochschule Nürnberg „Georg Simon Ohm“ (Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO). Diese Software ermöglicht eine vollständige und datensichere Digitale Beratung. Weitere Informationen finden Sie unter:
https://e-beratungssoftware.de/

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Recht auf Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), sofern die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

 

Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung unserer Digitalen Beratung

  1. Registrierung und Profilangaben
    Die Teilnahme an der Digitalen Beratung setzt eine Registrierung voraus. Hierbei sind folgende Pflichtangaben erforderlich:
  • Frei wählbarer Nutzername
  • Gültige E-Mail-Adresse
  • Frei wählbares Passwort

Wir empfehlen, Nutzername und Passwort aus Sicherheitsgründen ausschließlich für diese Digitale Beratung zu verwenden.

Zusätzlich können freiwillige Angaben wie Wohnort, Bundesland, Geschlecht, Postleitzahl und Alter gemacht werden. Diese Angaben dienen der zielgruppengerechten Beratung. Eine Nutzung der Digitalen Beratung ist auch ohne diese Angaben möglich. Persönliche Angaben werden zusammen mit dem Nutzerprofil in der Datenbank gespeichert.

Wenn Nutzer freiwillige Angaben machen, willigen sie in die Speicherung dieser Daten ein. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen, z. B. bei neuen Antworten in der Mailberatung, werden standardmäßig aktiviert. Diese Benachrichtigungen können im Profil deaktiviert werden. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) kann optional im Profil aktiviert werden.

Speicherung und Rechtsgrundlage gemäß DSGVO
Die Dauer der Datenspeicherung richtet sich nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sowie der Dauer des Beratungszwecks:

  • Beratung zu medizinischen Themen: 10 Jahre nach Abschluss der Beratung
  • Beratung zu Stiftungsanträgen im Bereich Schwangerenberatung: 5 Jahre nach Abschluss der Beratung
  • Beratungen rund um Schwangerschaft und Geburt: 3 Jahre

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gelöscht oder die Verarbeitung wird eingeschränkt, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten darüber hinaus bestehen.

Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. Beantwortung von Nachrichten)
  1. Technische Daten bei Nutzung der Digitalen Beratung

Zur Gewährleistung einer stabilen und sicheren Bereitstellung erheben und verarbeiten wir folgende Daten:

  • IP-Adresse (anonymisiert)
  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
  • Verwendetes Betriebssystem
  • Browsertyp und -version
  • Referrer-URL
  • Website, von der der Zugriff erfolgt

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Die IP-Adressen werden ausschließlich anonymisiert erfasst und vom Hosting-Provider für einen Zeitraum von 24 Stunden gespeichert. Nach Ablauf der Frist werden die anonymisierten IP-Adressen automatisch gelöscht.

  1. Nutzung von Cookies
    Die E-Beratungssoftware (EBS) verwendet keine externen Cookies. Es werden lediglich betriebsnotwendige Cookies eingesetzt, um ein optimales Nutzererlebnis und die Funktionalität der Beratung sicherzustellen.

 

Löschung des Profils

Sie können über Ihr Profil eine Anfrage zur Löschung Ihres Accounts an die Beratungsstelle senden. Diese Anfrage kann nicht rückgängig gemacht werden. Nach Absenden der Löschanfrage erfolgt der automatische Logout. Die Administration bearbeitet die Löschung bzw. Sperrung des Accounts so schnell wie möglich. Sollten gesetzliche Vorgaben eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten erfordern, erfolgt anstelle der Löschung eine Sperrung.

 

Änderung und Kontakt

pro familia Heidelberg behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung zukünftig zu ändern und sie an neue gesetzliche oder inhaltliche Anforderungen anzupassen.

Bei Fragen oder Anmerkungen zur Verarbeitung Ihrer Daten oder zur Datenschutzerklärung können Sie uns unter den oben genannten Kontaktinformationen erreichen.